經理人 [第185期]:最強清單工作術

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作者:經理人編輯部編輯

出版年:2020.04

出版社:巨思文化

出版地:臺北市

格式:PDF,JPG

附註:月刊


本期內容簡介
 
Editor's Note 編輯台時間
 
有所事事與無所事事
 
人生在世的時間總和,儘管因人而異,也大致有個上限。不管你喜歡工作滿檔,還是無所事事,毫無疑問,你的人生風景,都是由你每時每刻做了什麼事所構成的。
在某個時間點,選擇做了這件事,同時也表示,你選擇不做另一件事,這無不牽涉到判斷、排序和取捨。如果你赫然發現,你度過了一事無成的一天,甚至是一整個事與願違的人生,都是選擇的結果。
舉個例子,不管你從小到大是否不情不願,透過學校排的課表,你大抵學會了一定程度的知識技能。如果在家自學,就得自己(還有你的父母、師長)安排目標和計畫,開什麼花、結什麼果,都要自行負責。
功課表,就像一張張的待辦清單(to-do list),按表操課有其成效,也有其局限。盡量一步步照做、不出差池,可以得出具體成果;但某個時間點上只能做這、不能做那,有點呆,也會讓人想逃離。
再換個場景。我在糕餅店打工過,每天的工作就是把原料準時投進一格格的生產線,錯過會被罵、被扣錢。一天下來,糕餅產量明確,我的貢獻與薪資也很真實。但是當我的工作換成1個月寫1萬5000字時,必須坦承,我常趕在最後幾天完工,其他時候,我在幹嘛?說好聽是研究、閱讀,說實話是散漫、悠閒。
這就是當代知識工作者的寫照,如同彼得.杜拉克(Peter Drucker)所說,「你可以告訴一般勞工,『我們的工作標準是1小時完成50件,而你才完成42件。』但是你必須先和知識工作者一起坐下來,討論他應該做什麼,以及為什麼要這樣做⋯⋯。」
20世紀初期,生產力顧問艾維.李(Ivy Lee)應伯利恆鋼鐵公司(Bethlehem Steel)總裁查爾斯.施瓦布(Charles Schwab)之邀,協助提升公司效能。Lee說,讓我跟每個高階主管聊個15分鐘。總裁說,這樣要花我多少錢?Lee回答,有用再付錢。3個月後,總裁寫了張支票給Lee,金額是2萬5000美元。
在那15分鐘裡,Lee跟每個主管說明了他的簡單高效工作法:1.每天下班前,寫下隔天要做的6件最重要的事,不能再多。2.依重要性排序。3.隔天一進辦公室,先做第1件,做完再做第2件,以此類推。4.當天沒做完的事,再排進隔天清單裡。5.每天重複相同流程。看到沒,為了避免高階主管整天都「自以為」在「策略思考」,其實只要把所思所想整理、排序、執行,日復一日,就能日進有功。
任何形式的清單,其實都是在生活中建立座標、儀式與指南,還可以防呆、偵錯、省力。《創作者的日常生活》書裡寫到,多產的懸疑作家史蒂芬.金(Stephen King)天天寫作、全年無休,每天沒寫滿2000字,不能停筆。這就是他每天的待辦事項,每天上午8、9點開始寫,通常寫到下午1點半達標,「接著整個下午和晚上,他就可以自由自在地午睡、寫信、閱讀、和家人共度,並且在電視上看職棒紅襪隊的球賽。」這真是有所事事與無所事事的完美結合。
 
總編輯 齊立文

雜誌簡介
 
《經理人月刊》橫跨兩岸華人、多元媒體平台,談內部、談管理、談創造高效率的工作者、管理者、經營者,期許培養出「誠信、專業、創新、當責」的經理人。

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